Hej!

Häng med på vår resa och lär dig projektmetodik.

Starta din resa

Vad är ett projekt?

För att förstå sig på projektmetodik måste du först förstå vad projekt är. Ett projekt kan vara kort eller långt, från veckor till år samtidigt som det finns olika typer av projekt. Ett par vanliga projektkategorier är:

  • Forskningsprojekt
  • Utredningsprojekt
  • Utvecklingsprojekt
  • Konstruktionsprojekt
  • Genomförandeprojekt

I projekt där flera personer är involverade brukar man oftast prata om projektgrupp eller projektorganisation, där alternativet till denna projektform är en linjeorganisation. Största skillnaden mellan en projektorganisation och linjeorganisation är att arbetet är upprepande med snarlika arbetsuppgifter och att grupperna är väldigt specialiserade på ett område medan i en projektorganisation är projektdeltagarna specialister på olika områden.

Något som är typiskt för projekt är:

  • Det är av engångskaraktär
  • Är avgränsat i tid & omfattning
  • Begränsade resurser
  • Målinriktat
  • Består av en tillfällig organisation
  • Att lyckas med ett projekt

För att lyckas med ett projekt efter modellen den tvåspåriga pilen krävs det att två spår följs, nämligen innehålls- och processpåret, eller vad och hur. Innehållsspåret (vad) är det relativt enkla då det går från idé till resultat och fullföljs genom att använda fakta och logik av projektgruppens olika medlemmar.

Men för att innehållsspåret ska fungerar krävs processpåret (hur) eftersom det handlar om samarbetsförmågan mellan projektgruppens medlemmar.

”Processen handlar om att se till att de personliga olikheterna inte hindrar medlemmar av teamet från att bidra med sina professionella olikheter”.

Ett exempel på detta är att innehållet eller vad är just att göra en trafikkorsning säkrare, innehållet skickas till projektgruppen som sedan i processen tar reda på hur de gör korsningen säkrare. Resultatet kanske blir att korsningen får byggas om till en cirkulationsplats. Den eftersökta effekten, effektmålet, av projektet var att göra korsningen säkrare vilket blev av genom ombyggnaden.

För att ett projektarbete ska fungera är det mycket viktigt att kommunikationen fungerar mellan gruppens medlemmar och att gruppen i sin helhet lär sig förstå vad var och en kan bidra med. Genom återkoppling eller så kallad feedback lär vi känna oss själva och andra bättre, därför är detta en väsentlig del av ett projektarbete. Hur man ger feedback till sina projektmedlemmar kanske inte alltid är enkelt, men några tumregler om feedback är:

  • Ska vara från mig till dig
  • I jag-form utan värderingar
  • Bör vara konkret
  • Bör vara önskad
  • Bör vara om något kan ändras eller påverkas
  • Vara i lagom dos
  • Vara vid rätt (konstruktivt) tillfälle

Grupputveckling

För att en grupp ska fungera så bra som möjligt tillsammans bör antalet medlemmar vara omkring sju stycken.

“Man får aldrig en andra chans att göra ett första intryck”

Varje gruppmedlem kategoriserar de andra i gruppen efter särskilda personligheter, till exempel:

  • Vem som inleder samtalen
  • Vem som kommer försent
  • Vem som pratar mycket
  • Vem som är kritisk
  • Vem som är tyst
Bild på en fiktiv projektgrupp med olika personligheter
I en grupp kan det finnas olika personligheter

De här olika uppfattningarna skapar informella roller i gruppen, alltså exempelvis vem som tar tag i saker, vem som vågar säga ifrån och vem som inte vågar säga ifrån.

Det finns också formella roller i en grupp som medlemmarna får beroende på vad deras uppgift i projektet är, exempelvis projektledare, initiativtagare och informationssamlare.

En projektgrupps arbete kan delas upp i fem delar:

  • Tillhörighet & trygghet – gruppmedlemmarna lär känna varandra.
  • Opposition & flykt – ansvaret fördelas och medlemmarna söker sin informella roll.
  • Tillit & struktur - alla har hittat sin roll och kan utveckla sina kompetenser, vi-känsla har skapats.
  • Arbetsfasen – allt fokus läggs på att lösa uppgiften.
  • Avbrott & upplösning – arbetet lämnas in och relationerna i gruppen avslutas.

Projektets faser

Utförandet av ett projekt kan vara lite knepigt ibland. Ibland vet man inte riktigt vart man ska börja eller i vilken riktning projektet går i. För att förenkla och undvika dessa problem så finns det en mall som ger vägledning i hur man ska driva projektet från start till slut. Denna modell kallas vattenfallsmodellen och är en av de vanligare sätten att arbeta på inom projekt. Modellen är uppdelad i sex olika steg som vi kommer att gå igenom nedan.

1. Behovsanalys

Behovsanalys används för att klargöra det faktiska behovet och de bakomliggande orsakerna till varför projektet genonförs. Här tar man reda på vilket syfte projektarbetet kommer att fylla och vilka konsekvenser som uppstår om behovet inte tillgodoses!

2. Förstudie

När behovet är fastställt så är det lämpligt att göra en förstudie. En förstudie är när man samlar information kring hur man på bästa sätt ska genomföra en förändring. En förstudie kan vara ett väldigt omfattande arbete beroende på projektets omfattning, det är lämpligt att ta fram en mängd alternativ som man väger mot varandra för att komma fram till den bästa lösningen.

3. Planera projektet

Nu är förarbetet klart och det är snart dags att börja arbeta med projektet. Det som först behöver göras är att planera arbetet. Här planeras projektet väldigt detaljerat för att undvika onödiga överraskningar och liknande fenomen. Här ska en komplett plan för hur projektet ska utföras komma till och en projektbudget ska tas fram. Här är det också lämpligt att klargöra hur förändringar under projektets gång bör genomföras så att det finns en tydlig riktlinje för förändringar.

4. Genomförande

Nu är det dags att börja med genomförandet av projektet! Här brukar man genom ett startmöte eller kick-off markera att projektet officiellt är igång och att det är lämpligt för deltagande att diskutera planerna och förutsättningarna för projektet. Under projektets gång är det viktigt att projektledaren håller översikt på aktiviteter och budget för att säkerställa att det som är bestämt efterföljs. Det kan också vara intressant att regelbundet hålla möten för att säkerställa att allt går som planerat och om det inte gör det är det viktigt att fråga varför! I denna fasen ska man även testa produkten regelbundet för att vara säker på att projektets produkt håller den standard som förväntas, vid slutet av genomförandet ska en färdig produkt finnas och kunna överlämnas till kunden.

5. Avslut

Projektet är färdigt och överlämnat till kund, vilken lättnad! Nu är det dags för det så kallade efterarbetet. Här skrivs en slutrapport där du summerar projektet och redogör för om den färdiga produkten speglade de uppsatta målen, här summerar du också projektgruppens erfarenheter av projektet. Här bör även det praktiska arbetet avslutas i form av att snygga till och strukturera dokumentation som tillhör projektet.

6. Utvärdering

I utvärderingen går man igenom hur projektet har gått. Här återkopplar man väldigt tydligt till behovsanalysen för att kunna svara på frågan om projektet som helhet har gått som förväntat samt om det mötte förväntningarna som sattes. Här är några ledande frågor som kan besvaras i en utvärdering:

  • Har det gått som vi tänkte?
  • Behöver vi göra något nytt?
  • Vad kan ha påverkat att vi inte uppnådde den förväntade nyttan trots att projektet uppnådde sitt mål?

Lean & Agile

På 70-talet kom Lean som är en västerländsk tolkning av en japansk filosofi som lyder “Mer värde för mindre arbete”. Toyota är exempel på företag som inspirerade till Lean därför förknippas just Lean med nedanstående:

  • Löpande band
  • Optimera resurserna
  • Inte ha dyra lager
  • Undvika överskott på personal
  • Undvika stora lager

Grundstenarna för Lean är att maximera kundvärde, effektivisera flödet och minimera slöseri där varje steg i processen hela tiden ifrågasätts. De principer som genomsyrar Lean är:

  • Långsiktighet
  • Ta bort ojämnheter, överbelastning och slöseri
  • Satsa på kvalitet
  • Fokusera på lärandet
  • Vänta så länge som möjligt med beslut
  • Respektera andras arbete och kunnande
  • Leverera snabbt
  • Optimera på helheten

I början av 2000 formulerades Agile, som precis som Lean är en filosofi och inte en metod att jobba efter. Agile är en samling värderingar där förmågan till att anpassa sig och träffsäkerhet är det viktigaste. Tanken med Agile är att snabbt få ut färdig produkt till kunden utan att behöva ett lager. Dessutom involveras affärssidan under hela processen och får se produkten sakta byggas upp, istället för att de som tidigare bara var med i början och i slutet av projektet.

Kortfattat om Agile:

  • Välkomna förändring
  • Kunskap kommer ur processen
  • Det finns ingen “master plan”
  • Individer och interaktion
  • Fungerande produkt
  • Samarbete
  • Reagera på förändringar
  • Ta beslut sent
  • Ta beslutet så nära den som har kunskap om det som ska tas beslut om
  • Ansvar fördelas
  • Från vanmakt till egenmakt

I toppen av alla projekt finns en projektägare som ansvarar för projektet och en styrgrupp. Den som driver projektet operativt är projektledaren, fungerar som en VD. Agil kompletterar den “vanliga” projektledningen och fokuserar på att delegera ansvar och befogenheter nedåt, närmare där jobbet utförs. Det en projektledare gör i ett agilt projekt är att hjälpa till att ta bort hinder för arbetarna och främja samarbete.

Visar hur en projektorganisation är uppbyggd
Projektorganisations uppbyggnad

När bör agila metoder inte användas

  • Om acceptansen att förändra en organisation är så låg att det är omöjligt att införa någon ny metod.
  • Om man har en organisation där det inte finns en önskan om samarbete mellan individer eller mellan avdelningar.
  • Om nyckelpersoner i en grupp föredrar att jobba individuellt istället för i grupp.

Scrum

Jeff Sutherland och Ken Schwaber skapade Scrum som är en metodik för systemutveckling. Av alla agila metoder som finns är Scrum den mest kända.

Oftast finns det två sidor av arbetet. En så kallad affärssida där det oftast bestäms och prioriteras. Sen den andra sidan som kallas för utvecklingssidan, där ett team utvecklar projektet och även estimerar tid av projektets gång.

Det finns även olika roller i Scrum som är:

  • Produktägaren (Product owner) som förvaltar önskemål, ändringar och tillägg för en produkt
  • Scrummästare (Scrum master) Fungerar som en coach för teamet och ser till att utvecklingen pågår som den ska.
  • Utvecklingsteam (Development team) Teamet organiserar sig själva och det är bra om teamet är varierat så att kompetensen är bred. Tre till nio personer ingår ofta i ett team och det ideala antalet sägs vara sju medlemmar.

Produktägaren medlar mellan två parter. Den första parten är intressenter (stakeholders) som kan innehålla personer från ledningen, användarna och helpdesk och så vidare. Den andra parten är utvecklingsteamet. Sedan jobbar utvecklingsteamet med projektet i sprintar.

Visar ett SCRUM-schema
SCRUM-schema

Arbetet bedrivs i cyklar som kallas för ”sprintar”. Under en sprint är det ofta ett tidsbestämt arbete som sker mellan tre till fyra veckor. Under planeringen bestäms det vad som ska visas vid slutet av den nuvarande sprinten. Sen jobbas det fram en demo som ska visas för produktägaren för att denne ska få en bättre förståelse av hur slutprodukten kommer att se ut. Till nästkommande sprintperiod är det förväntat att teamet tagit emot all feedback och nyttjar det till att utveckla produkten vidare till nästa sprintdeadline. Till slut släpps produkten.

Det är förväntat att alla i teamet ska lägga sin tid på arbetet, men samarbetet är det viktigaste. Några japanska forskare jämför Scrum med sporten rugby. I rugby spelar alla tillsammans för att få fram bollen på planen. Det är precis samma sätt som teamet ska arbeta tillsammans för få fram projektet i hamn.

Github

Github är en plattform som underlättar för utvecklare att samarbeta och arbeta tillsammans i ett projekt. Låt säga att en projektgrupp ska skapa en ny hemsida. Då skapar någon i projektgruppen ett nytt projekt som kallas repository.

Här kommer allt innehåll till hemsidan att finnas. Sedan skapar man en master branch, det kan ses som ett joggingspår som hela gruppen joggar i. När en gruppmedlem exempelvis ska koda en ny del av hemsidan kan han eller hon skapa ett eget spår, alltså en egen branch att arbeta i.

Det här kan alla i gruppen göra samtidigt för att arbeta med olika delar av projektet. När man sedan känner sig nöjd med sin del beskriver man vad man har gjort och varför, detta kallas commit.

Visar arbetsflödet för Git
Arbetsflöde för Git

Om du vill att din ändring ska synas i master branch som är själva hemsidan så får du skicka ut en pull request till de andra medlemmarna i gruppen. När alla i gruppen har godkänt ditt arbete är det dags att lägga upp det i master branch, att göra det kallas merge. När det är gjort ligger ditt arbete i master branchen, vilket kommer att bli den färdiga hemsidan.